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L'organisation d'une soirée est encadrée par différentes réglementations qui régissent notamment les réunions publiques et la distribution ou la vente de boissons alcoolisées.
Une soirée, même festive, est une réunion publique dès lors qu'il existe un flux financier (entrée payante, obligation d'adhésion à une association…).
La salle utilisée doit être habilitée à recevoir du public. A ce titre, elle doit respecter des normes plus ou moins contraignantes - selon le nombre de personnes qu'elle peut recevoir - au titre de la sécurité incendie et de la prévention des risques de panique. Un établissement réservé à un type d'activité précis (exemple une salle de sport) peut être utilisé à un autre usage, à condition d'en faire la déclaration préalable. Le non-respect de ces dispositions est passible de sanctions pénales.
La salle doit compter plusieurs issues de secours susceptibles d'être ouvertes de l'intérieur. Des extincteurs régulièrement entretenus doivent être disponibles à l'intérieur comme à l'extérieur. La sécurité concerne également son équipement et sa décoration. Attention aux enceintes mal fixées et aux banderoles inflammables !
Vous êtes également responsable de la sécurité aux abords de la salle et sur le parking. Afin de limiter la consommation d'alcool, n'autorisez la réadmission qu'aux personnes qui justifient réellement leur sortie (déplacer un véhicule, couper une alarme…).
N'oubliez pas de prendre contact avec un assureur avant la soirée. Une assurance "responsabilité civile" peut ne pas couvrir l'organisation d'une soirée. Vous pouvez avoir besoin d'un contrat "responsabilité civile organisateur".
